Autónomos y Verifactu: Tu guía práctica hacia la factura verificada en 10 puntos.

Mucho se ha hablado de Verifactu, la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, pero sigue habiendo confusión total. ¿Es obligatorio? ¿Para cuándo? ¿Qué diferencia hay entre las diferentes normativas? A continuación, resolvemos tus dudas y te preparamos para cumplir con esta nueva realidad.

1.  ¿Qué es verifactu y por qué te importa cómo autónomo?

Verifactu es un sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Sus objetivos principales son:

• Combatir el fraude fiscal.
• Aumentar la transparencia en las operaciones económicas.
• simplificar y modernizar los procesos administrativos para autónomos y empresas.

2.  ¿Por qué como autónomo debes adaptarte?

Adoptar Verifactu no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la gestión de tu negocio.

Razones para adaptarte:

Cumplir con la ley:
Evitarás sanciones y estarás al día con las exigencias de Hacienda.

Mejorar tu gestión:

• Digitalizarás tus procesos.
• Reducirás el tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Simplificarás el control de tus ingresos y datos.

‍Evitar errores:
La automatización minimiza los fallos en las facturas, garantizando que cumplan con los requisitos y sean aceptadas por Hacienda.

3.  ¿Qué exige Verifactu para los autónomos?

Requisitos de las Facturas Verificadas:

Datos fiscales completos:
NIF, dirección del emisor y receptor.

Contenido detallado:
Descripción del servicio o producto, base imponible, tipo de IVA aplicado y total.

Información adicional específica:

• Número y serie de la factura del registro anterior.
• Código QR o enlace verificable.
• Hash del registro.
• Código de identificación del sistema informático utilizado y fabricante.
• Fecha y hora de generación del registro de facturación. ‍

‍Formatos aceptados:
XML o Factura-e, según las especificaciones de la Agencia Tributaria.

Plazos de Registro:

Envío en tiempo real o dentro de los plazos establecidos, generalmente no más de cuatro días hábiles desde la emisión.

Conexión con Hacienda:

Es imprescindible que tu sistema de facturación esté sincronizado con la AEAT para registrar las facturas electrónicamente.

4. ¿Cuándo entra en vigor?

Fechas clave para autónomos:

Julio 2025:
Todos los programas de facturación deben contar con una declaración responsable y estar adaptados para generar facturas verificadas.

Julio 2026:
Obligación para todos los autónomos de utilizar estos programas adaptados.

Opciones de software de facturación:

Con envío automático:‍

Ventajas:

• Cumples automáticamente la normativa.
• Menos presión de control fiscal.
• Mayor confianza y transparencia.
• Acceso de ayudas.
• Conservación de los registros bajo responsabilidad de Hacienda.‍

‍Sin envío automático:

Desventajas:

• Registros solo enviados bajo solicitud, pero requieren controles más estrictos.
• Riesgo de pérdida de datos.
• Sin acceso a ayudas gubernamentales.

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5. ¿Qué autónomos están obligados?

Verifactu afecta a todos los autónomos que utilicen programas de facturación, salvo excepciones específicas:

• Autónomos incluidos en el SII (Suministro Inmediato de Información).
• Aquellos bajo el régimen de módulos o recargo de equivalencia, que no están obligados a emitir facturas.

6. Si utilizo un programa de facturación que no cumple verifactu?  

Cuidado:

• Usar software no adaptado conlleva sanciones.
• Las multas pueden ascender hasta 50.000 € por incumplimiento.
• Además, los registros generados con software no homologado podrían considerarse inválidos, complicando tus declaraciones fiscales.

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7. Cómo Generar y Registrar Facturas Verificadas

Con un software adaptado como Prana, puedes cumplir fácilmente con Verifactu y automatizar todo el proceso: ‍

Paso 1: Configuración inicial del software

• Introduce tus datos fiscales en el programa.
• Asegúrate de que el software tiene la declaración responsable necesaria y está sincronizado con la AEAT. ‍

Paso 2: Creación de la factura

• Completa los campos obligatorios: NIF, descripción del servicio, desglose de impuestos, etc.
• El software genera automáticamente el código hash y otros elementos requeridos, como el código QR.

Paso 3: Registro y envío

• Con Prana: El software envía automáticamente las facturas a la AEAT en tiempo real, asegurando el cumplimiento.
• Recibirás una notificación confirmando que la factura ha sido registrada correctamente.

Paso 4: Solución de errores

• Si la AEAT rechaza una factura, Prana te notificará y te guiará en el proceso de corrección y reenvío.

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8. Beneficios de digitalizar tu facturación con Verifactu

✅ Eficiencia operativa

• Ahorro de tiempo: Automatizar la creación y registro de facturas reduce significativamente el tiempo que dedicas a tareas administrativas.
• Gestión simplificada: Todas tus facturas estarán organizadas y accesibles en un solo lugar, eliminando la necesidad de búsquedas manuales.

✅ Cumplimiento normativo sin estrés

• Reducción de errores: El software adaptado a Verifactu valida los datos de tus facturas antes de enviarlas, minimizando riesgos de rechazo por parte de la AEAT.
• Evita sanciones: Estar al día con la normativa asegura que no enfrentes multas ni complicaciones legales.
• Transparencia: Cumplir con Verifactu demuestra a Hacienda que gestionas tu negocio de forma profesional y honesta.

✅ Accesibilidad y seguridad de datos

• Facturas en la nube: Accede a tus registros desde cualquier lugar y dispositivo. Esto es especialmente útil para autónomos que trabajan de manera remota o necesitan consultar documentos en movimiento.
• Protección de datos: Un Software homologado garantiza  la integridad y la inalterabilidad de tus facturas. Incluso en caso de pérdida de dispositivos, tus registros estarán seguros en la nube.

✅ Mejor control financiero

• Reportes en tiempo real: Muchos softwares adaptados, como Prana, generan reportes sobre tus ingresos y gastos, lo que facilita el análisis de la situación financiera de tu negocio.
• Planificación fiscal: La digitalización te ayuda a preparar modelos tributarios con mayor facilidad, evitando sorpresas al presentar impuestos.

✅ Confianza y credibilidad

• Relaciones más sólidas: Los clientes y proveedores valoran la transparencia y profesionalismo de recibir facturas verificadas.
• Mejora tu imagen: Adoptar herramientas modernas refleja que tu negocio está actualizado y preparado para el futuro.

✅ Acceso a ayudas y subvenciones

• Utilizar un software con envío automático a la AEAT te permite acceder a subvenciones destinadas a la digitalización y modernización de empresas. Estas ayudas pueden aliviar el costo inicial de implementar un sistema homologado.

✅ Flexibilidad para escalar

• A medida que tu negocio crezca, un sistema digital adaptado a Verifactu te permitirá gestionar un mayor volumen de facturas sin incrementar significativamente tu carga de trabajo.

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9. Algunas preguntas sobre verifactu

¿Qué pasa si no utilizo un programa adaptado antes de julio 2025?
Podrías enfrentarte a sanciones por incumplimiento y problemas para justificar ingresos ante Hacienda.

¿Es obligatorio el envío automático?
No, pero es la opción más recomendada por sus beneficios y menor carga administrativa.

¿Qué pasa si pierdo mis registros?
Usar software con conexión a la AEAT asegura la conservación de tus datos bajo su responsabilidad.

¿Qué diferencia hay entre una factura electrónica y una factura verificada?

Factura Electrónica:
Es una factura generada y enviada en formato digital (como XML o PDF) que cumple con los requisitos legales básicos para ser considerada válida. Puede o no estar conectada a sistemas de control fiscal.

Factura Verificada:
Además de ser electrónica, está registrada en tiempo real o en plazos legales específicos en la Agencia Tributaria. Incluye elementos adicionales como códigos QR, hash del registro, y datos sobre el software que la genera. Es un estándar más avanzado que asegura trazabilidad, inalterabilidad y transparencia.

¿Qué diferencia hay entre la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude?

• Ley Crea y Crece:
  Esta ley fomenta la digitalización y establece la obligación de emitir facturas electrónicas en transacciones comerciales entre empresas y autónomos. Busca mejorar la relación entre negocios y modernizar las transacciones.

• Ley Antifraude:
  Es más amplia y está diseñada para prevenir el fraude fiscal. Incluye medidas como la prohibición del software de doble uso (para alterar registros contables) y establece las bases para Verifactu, que garantiza la trazabilidad y autenticidad de las facturas.

Prepárate para Verifactu y transforma tu gestión

Verifactu es más que una obligación, es una oportunidad para profesionalizar y digitalizar tu negocio como autónomo. Al seguir esta guía, estarás listo para cumplir con la normativa y aprovechar las ventajas de la facturación verificable.

Actúa ahora: Adopta un software adaptado y comienza a simplificar tu vida profesional.